Các rào cản đối với việc giao tiếp hiệu quả có thể làm chậm hoặc bóp méo thông điệp hoặc ý định của thông điệp được truyền tải. Điều này có thể dẫn đến thất bại trong quá trình giao tiếp hoặc gây ra tác động không mong muốn. Chúng bao gồm việc lọc, nhận thức có chọn lọc, quá tải thông tin, cảm xúc, ngôn ngữ, im lặng, e ngại giao tiếp, khác biệt giới tính và tính đúng đắn về chính trị . [24]

Điều này cũng bao gồm sự thiếu diễn đạt trong giao tiếp "phù hợp với kiến thức", xảy ra khi một người sử dụng các từ ngữ pháp lý mơ hồ hoặc phức tạp, biệt ngữ y tế hoặc mô tả về một tình huống hoặc môi trường mà người nhận không hiểu được.

• Rào cản vật lý - Rào cản vật lý thường do bản chất của môi trường. Một ví dụ về điều này là rào cản tự nhiên tồn tại khi công nhân ở các tòa nhà khác nhau hoặc trên các địa điểm khác nhau. Tương tự như vậy, thiết bị kém hoặc lạc hậu, đặc biệt là việc quản lý không đưa ra công nghệ mới, cũng có thể gây ra vấn đề. Thiếu hụt nhân viên là một yếu tố khác thường gây ra khó khăn trong giao tiếp cho một tổ chức.
• Thiết kế hệ thống - Lỗi thiết kế hệ thống đề cập đến các vấn đề với cấu trúc hoặc hệ thống được áp dụng trong một tổ chức. Các ví dụ có thể bao gồm cơ cấu tổ chức không rõ ràng và do đó làm cho việc biết phải giao tiếp với ai trở nên khó hiểu. Các ví dụ khác có thể là hệ thống thông tin không hiệu quả hoặc không phù hợp, thiếu sự giám sát hoặc đào tạo, và sự thiếu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm có thể dẫn đến việc nhân viên không chắc chắn về những gì họ mong đợi.
• Các rào cản theo chiều dọc - Các rào cản theo chiều dọc xuất hiện do các vấn đề với nhân viên trong tổ chức. Ví dụ, những yếu tố này có thể được tạo ra bởi các yếu tố như quản lý kém, thiếu tham vấn với nhân viên, xung đột tính cách có thể dẫn đến việc mọi người trì hoãn hoặc từ chối giao tiếp, thái độ cá nhân của từng nhân viên có thể do thiếu động lực hoặc không hài lòng tại nơi làm việc, do không được đào tạo đầy đủ để giúp họ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, hoặc chỉ đơn giản là chống lại sự thay đổi do thái độ và ý tưởng cố định. [cần dẫn nguồn] [ cần dẫn nguồn ][ cần dẫn nguồn ]
• Sự mơ hồ của các từ hay cụm từ - Các từ nghe giống nhau nhưng có nghĩa khác nhau có thể chuyển tải hoàn toàn một nghĩa khác. Do đó, người giao tiếp phải đảm bảo rằng người nhận nhận được cùng một ý nghĩa. Sẽ tốt hơn nếu những từ như vậy được tránh bằng cách sử dụng các lựa chọn thay thế bất cứ khi nào có thể.
• Khả năng ngôn ngữ của cá nhân - Việc sử dụng biệt ngữ, từ khó hoặc không phù hợp trong giao tiếp có thể khiến người nhận không hiểu được thông điệp. Các thông điệp được giải thích không tốt hoặc bị hiểu nhầm cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn. Tuy nhiên, nghiên cứu về giao tiếp đã chỉ ra rằng sự nhầm lẫn có thể cho phép nghiên cứu tính hợp pháp khi việc thuyết phục không thành công. [25] [26]
• Các rào cản sinh lý - Những rào cản này có thể là do sự khó chịu của cá nhân, ví dụ - do sức khỏe kém, thị lực kém hoặc khó nghe.
• Bỏ qua - Điều này xảy ra khi những người giao tiếp (người gửi và người nhận) không gắn những ý nghĩa tượng trưng giống nhau vào lời nói của họ. Đó là khi người gửi đang bày tỏ một suy nghĩ hoặc một từ nhưng người nhận lại cho nó một ý nghĩa khác. Ví dụ- càng sớm càng tốt, phòng nghỉ
• Khả năng đa tác vụ và khả năng hấp thụ của công nghệ - Với sự gia tăng nhanh chóng của truyền thông dựa trên công nghệ trong vài thập kỷ qua, các cá nhân ngày càng phải đối mặt với giao tiếp cô đọng dưới dạng e-mail, văn bản và cập nhật xã hội. Điều này đã dẫn đến một sự thay đổi đáng chú ý trong cách các thế hệ trẻ giao tiếp và nhận thức hiệu quả của bản thân để giao tiếp và kết nối với những người khác. Với sự hiện diện thường xuyên của một "thế giới" khác trong túi của một người, các cá nhân đang làm việc đa nhiệm cả về thể chất và nhận thức như những lời nhắc nhở liên tục về một điều gì đó khác đang xảy ra ở một nơi khác bắn phá họ. Mặc dù có lẽ là một tiến bộ quá mới để chưa có tác dụng lâu dài, nhưng đây là một khái niệm hiện đang được khám phá bởi những nhân vật như Sherry Turkle. [27]
• Sợ bị chỉ trích - Đây là một yếu tố chính cản trở việc giao tiếp tốt. Nếu chúng ta thực hiện các thực hành đơn giản để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình, chúng ta có thể trở thành những người giao tiếp hiệu quả. Ví dụ, đọc một bài báo trên báo hoặc thu thập một số tin tức từ ti vi và trình bày trước gương. Điều này sẽ không chỉ tăng cường sự tự tin của bạn mà còn cải thiện ngôn ngữ và vốn từ vựng của bạn.
• Rào cản về giới tính - Hầu hết những người giao tiếp dù có biết hay không, thường có một chương trình làm việc đã định. Điều này rất đáng chú ý giữa các giới tính khác nhau. Ví dụ, nhiều phụ nữ được cho là thường chỉ trích nhiều hơn khi giải quyết xung đột. Người ta cũng lưu ý rằng nam giới thường rút lui khỏi xung đột hơn là phụ nữ. [28]

Những khía cạnh văn hóa

Sự khác biệt về văn hóa tồn tại trong các quốc gia (sự khác biệt về bộ lạc / khu vực, phương ngữ, v.v.), giữa các nhóm tôn giáo và trong các tổ chức hoặc ở cấp độ tổ chức - nơi các công ty, nhóm và đơn vị có thể có những kỳ vọng, chuẩn mực và suy nghĩ khác nhau. Các gia đình và nhóm gia đình cũng có thể gặp ảnh hưởng của các rào cản văn hóa đối với giao tiếp trong và giữa các thành viên hoặc nhóm gia đình khác nhau. Ví dụ: từ ngữ, màu sắc và biểu tượng có ý nghĩa khác nhau trong các nền văn hóa khác nhau. Ở hầu hết các nơi trên thế giới, gật đầu có nghĩa là đồng ý, lắc đầu có nghĩa là "không", nhưng điều này không đúng ở tất cả mọi nơi. [29]

Giao tiếp ở một mức độ lớn bị ảnh hưởng bởi văn hóa và các biến số văn hóa . [30] [31] [32] [33] Hiểu các khía cạnh văn hóa của giao tiếp là có kiến thức về các nền văn hóa khác nhau để giao tiếp hiệu quả với những người đa văn hóa. Các khía cạnh văn hóa của giao tiếp có liên quan rất lớn trong thế giới ngày nay, nơi hiện là một ngôi làng toàn cầu, nhờ toàn cầu hóa. Các khía cạnh văn hóa của giao tiếp là sự khác biệt văn hóa ảnh hưởng đến giao tiếp xuyên biên giới.

1. Giao tiếp bằng ngôn ngữ là một hình thức giao tiếp sử dụng lời nói và chữ viết để thể hiện và chuyển giao quan điểm và ý tưởng. Ngôn ngữ là công cụ quan trọng nhất của giao tiếp bằng lời. Các quốc gia có nhiều ngôn ngữ khác nhau. Kiến thức về ngôn ngữ của các quốc gia khác nhau có thể cải thiện sự hiểu biết giữa các nền văn hóa.
2. Giao tiếp phi ngôn ngữ là một khái niệm rất rộng và nó bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp khác không sử dụng chữ viết hoặc lời nói. Giao tiếp phi ngôn ngữ có các hình thức sau:
   • Paralinguistics là các yếu tố khác với ngôn ngữ mà giọng nói tham gia vào giao tiếp và bao gồm âm sắc, cao độ, tín hiệu giọng nói, v.v. Nó cũng bao gồm âm thanh từ cổ họng và tất cả những điều này đều bị ảnh hưởng rất nhiều bởi sự khác biệt văn hóa xuyên biên giới.
   • Proxemics đề cập đến khái niệm yếu tố không gian trong giao tiếp. Proxemics giải thích bốn vùng không gian, đó là thân mật, cá nhân, xã hội và công cộng. Khái niệm này khác nhau giữa các nền văn hóa vì không gian cho phép khác nhau ở các quốc gia khác nhau.
   • Nghệ thuật học nghiên cứu các tín hiệu không lời hoặc giao tiếp xuất hiện từ các phụ kiện cá nhân như trang phục hoặc phụ kiện thời trang được mặc và nó thay đổi theo văn hóa khi người dân các quốc gia tuân theo các quy tắc ăn mặc khác nhau.
   • Chronemics đề cập đến các khía cạnh thời gian của giao tiếp và cũng bao gồm tầm quan trọng của thời gian. Một số vấn đề giải thích cho khái niệm này là tạm dừng, im lặng và độ trễ phản hồi trong quá trình tương tác . Khía cạnh này của giao tiếp cũng bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt văn hóa vì ai cũng biết rằng có sự khác biệt lớn về giá trị mà các nền văn hóa khác nhau mang lại theo thời gian.
   • Kinesics chủ yếu giải quyết ngôn ngữ cơ thể như tư thế, cử chỉ, gật đầu, chuyển động chân, v.v. Ở các quốc gia khác nhau, những cử chỉ và tư thế giống nhau được sử dụng để truyền tải những thông điệp khác nhau. Đôi khi ngay cả một động tác cụ thể chỉ ra điều gì đó tốt ở một quốc gia cũng có thể có ý nghĩa tiêu cực trong nền văn hóa khác.